CRM Empresa

info@hand proporciona una información financiera inestimable como parte de su enfoque unificado a la gestión empresarial.

Podrás crear y organizar un catálogo de productos, y seguidamente elaborar presupuestos, órdenes de venta y facturas a partir de este catálogo. Una vez vendidos los productos, puede realizarse un seguimiento de ellos por número de serie que figura en los contratos de servicio, con su historial de incidencia asociado.

Los pagos pueden recibirse y asignarse a facturas abiertas, y los recibos pueden imprimirse como documentos PDF. Pueden crearse e imprimirse estados de cuenta para facturas pagadas parcialmente o como estados completos de cuenta.

Las órdenes de compra también pueden generarse y enviarse por correo electrónico a los proveedores, y los pagos pueden rastrearse y asignarse a órdenes de compra para crear un saldo pendiente de pago de la cuenta.

Puede generarse un PDF de Acrobat para cualquier documento (presupuesto, factura, orden de venta, etc.) mediante el botón Crear PDF. Cada documento también puede generarse y enviarse por correo electrónico automáticamente (como adjunto PDF) en una única acción. Los datos de nombre y domicilio sociales (así como el logo de su empresa) del PDF proceden de los datos de la empresa introducidos en la pantalla de administración. Se admiten diversos domicilios de empresa además del anexo de condiciones generales estándar, y se ofrecen dos diseños atractivos para poder elegir. Se admiten juegos de caracteres multibyte de PDF, y por tanto juegos de caracteres tales como los tailandeses y japoneses.

Presupuestos:

El módulo de presupuestos gestiona la elaboración de presupuestos para el cliente. Los presupuestos se crean mediante la especificación de una cantidad que vender por cada producto o conjunto de productos (productos complejos), y una cuenta a la se presupuestan. Se pueden gestionar y ser objeto de seguimiento durante su ciclo de vida mediante el módulo Presupuestos.

Cada presupuesto dispone de fases que pueden establecerse en Borrador, Negociación, Entregado, En espera, Confirmado, Aceptado y cerrado o Cerrado sin continuidad. Además, los presupuestos disponen de la opción Válido hasta fecha, tras la cual los precios presupuestados expiran. Cada presupuesto tiene un contacto, una cuenta y un domicilio, tanto de facturación como de envío. Para cada presupuesto deben seleccionarse asimismo el proveedor del envío, la moneda y las condiciones.

Cada presupuesto comprende una o más agrupaciones de productos y cada grupo de productos puede comprender uno o más productos. Cada grupo cuenta con un nombre y una fase.

Al hacerse clic en el asunto de cada presupuesto en la vista de lista, aparece la información detallada de dicho presupuesto.

La vista detallada de Presupuestos ilustra la información recabada eninfo@hand por un presupuesto, completa con las direcciones de facturación y de envío y los contactos, múltiples grupos de artículos de línea, proveedor de envío, impuestos a pagar, descuentos y costes de envío (por grupo).

Facturas:

Pueden crearse facturas mediante su conversión a partir de un presupuesto, creándose de cero de manera muy parecida a la descrita anteriormente para el presupuesto, o generándose a partir de una orden de venta. Las facturas incluyen una fecha de vencimiento, que se calcula automáticamente a través de las condiciones seleccionadas. En la vista de lista de facturas aparece resaltada cualquier factura vencida, y un informe de facturas abiertas te permite realizar un seguimiento de todas las facturas pendientes.

Los presupuestos, pedidos de ventas, facturas y órdenes de compra pueden personalizarse seleccionando el número de partida de cada uno y especificando un prefijo. Por ejemplo -, con el prefijo «TLR06-» y el número de partida 1000, se generará el número de factura de partida TLR06-1000.

Pagos, recibos y estados de cuenta:

• Los pagos pueden recibirse y asignarse a una o más facturas. Los recibos pueden generarse e imprimirse o enviarse por correo electrónico.
• Las facturas parcialmente pagadas pueden originar la creación de un estado de cuenta, su impresión o su envío por correo electrónico.
• Los estados de cuenta pueden generarse e imprimirse o enviarse por correo electrónico. Pueden crearse individualmente o de manera automática para todas las cuentas con saldo distinto a cero.

Órdenes de venta:

• Si se desea, pueden crearse órdenes de venta como paso intermedio entre los presupuestos y las facturas. Los albaranes y las confirmaciones de pedido pueden generarse y enviarse por correo electrónico como PDF.
• Las órdenes de venta pueden usarse para generar una o más facturas.

Órdenes de compra y órdenes de pago:

• Las órdenes de compra pueden crearse y enviarse por correo electrónico automáticamente a los proveedores. En la vista de lista de órdenes de compra aparecen resaltadas las facturas vencidas, y un informe de órdenes de compra abiertas te permiten realizar un seguimiento de todas las órdenes de compra pendientes.
• Puede realizarse un seguimiento de las órdenes de pago, y asignarse a una o más órdenes de compra. Las notificaciones de pago pueden generarse e imprimirse o enviarse por correo electrónico.